Wer eine GmbH gründen möchte, der muss ab Herbst 2019 nicht mehr persönlich in der Kanzlei des Notars erscheinen, kann aber trotzdem auf dessen Beratung und Expertise zurückgreifen. Das ist einer Initiative der Österreichischen Notariatskammer zu verdanken, mit der die digitale Gründung einer GmbH ermöglicht wird.


Die Österreichische Notariatskammer wird am 14. November 2019 auch auf dem “Find your Co-Founder”-Event des brutkasten zum Thema “Digitale GmbH-Gründung” informieren. 

Veranstaltungsort: Tribespace (Kandlgasse 19-21, 1070 Wien)

Datum und Uhrzeit: Do. 14. November 2019 (18:00 Uhr – 22:00 Uhr MEZ)

Weitere Informationen und Tickets auf Eventbrite


Dem vorausgegangen ist ein Pilotprojekt, in dem das Konzept zwei Jahre lang in zwölf Kanzleien getestet wurde (der brutkasten berichtete). „Wichtig war dabei vor allem, dass die Sicherheit gewährleistet wird“, sagt Michael Umfahrer, Präsident der Österreichischen Notariatskammer: Nun ist die Lösung weitgehend fertig und steht kurz vor dem Echtbetrieb.

Die Vorteile der digitalen GmbH-Gründung für Gründer

Die Vorteile für die Gründer liegen dabei auf der Hand: Sie müssen nicht mehr persönlich in der Kanzlei des Notars erscheinen, sondern können die GmbH gemütlich vom Sofa aus gründen – oder auch dann, wenn sie sich selber gerade im Ausland befinden.

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Zugleich können sie sich wie bei einem „Offline-Termin“ via Videokonferenz vom Notar beraten lassen. Dieser kann die Gründer auch zu Themen aufklären, die sie vielleicht nicht im Fokus haben – wie etwa Streit unter den Gesellschaftern, Insolvenz oder der plötzliche Tod eines Co-Founders. „Wir ermöglichen somit eine digitale Gesellschaftsgründung, bei der zugleich weiterhin das professionelle Briefing des Notars gewährleistet wird“, sagt Umfahrer.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Dokumente digital vorhanden sind (mehr dazu weiter unten). Preislich sollen sich die Kosten für eine digitale GmbH-Gründung nicht von einer „analogen“ Gründung unterscheiden.

Der Ablauf der digitalen GmbH-Gründung

Beim digitalen Gründungsprozess spielt Sicherheit eine zentrale Rolle, die Klienten müssen zuerst einen entsprechenden Identifizierungsprozess durchlaufen. Dies geschieht, indem sie per Email eine Einladung bekommen, sich per Videoident-Verfahren zu registrieren und ihre Identität über einen amtlichen Lichtbildausweis nachzuweisen.

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Der Notar erhält die entsprechenden Identifikationsdaten anschließend in einem elektronischen Datenraum, der eigens für die jeweilige GmbH-Gründung angelegt wird. Hinter diesem Prozess steht das Unternehmen A-Trust, welches dem Gründer – falls noch nicht vorhanden – in diesem Zuge auch gleich eine Handysignatur anlegt. Diese wird für den weiteren digitalen Gründungsprozess benötigt. Im Hintergrund wiederum überprüft der Notar die Identität der Gründer über diverse Datenbanken, um Betrug und Geldwäsche zu verhindern.

Die anschließenden Gespräche zwischen Gründer und Notar finden via Videokonferenz im besagten digitalen Datenraum statt. Hier klärt der Notar über verschiedene Themen auf, und die Gründer können Fragen stellen. Auch bei der Verlesung des Notariatsakts weist der Notar nochmals auf etwaige Ungereimtheiten hin.

Die Gründer signieren den Gründungsvertrag schließlich via Handysignatur. Der Notar wiederum leistet die amtliche Signatur mit einer speziellen Karte, die er in ein eigenes Kartenlesegerät steckt.

Elektronischer Kontakt zu Behörden

Das Ergebnis der digitalen Gründung ist eine „genuin elektronische Urkunde“, wie Umfahrer erläutert. Sie ist also in ihrer ursprünglichen Form digital vorhanden, was den Kontakt mit Behörden deutlich erleichtert, da diverse archaische Zwischenschritte – ausdrucken und einscannen – entfallen.

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Dieser Vorteil zeigt sich bereits bei der Gründung selbst: Die signierten Dokumente werden digital an das Firmenbuchgericht übermittelt, so dass die Eintragung ins Firmenbuch erfolgen kann.

Übereilungsschutz und Rechtssicherheit

Wichtig ist bei der Beratung durch den Notar auch der sogenannte „Übereilungsschutz“ – also die Sicherstellung, dass niemand vorschnell einen Vertrag unterschreibt, durch den für ihn grobe Nachteile entstehen. Dies erfolgt über die Beratung im Videogespräch. „Hier reichen oft drei bis vier Fragen, die der Notar gezielt stellt“, sagt Umfahrer: Würde diese Aufklärung jedoch nicht geleistet, so könnte für einzelne Parteien rasch ein großer finanzieller Nachteil entstehen.

Außerdem kann – ergänzend zu den zuvor angeführten Sicherheitsvorkehrungen – der Notar das Gespräch abbrechen, wenn ihm eine Ungereimtheit auffällt. So ist zum Beispiel auch vorgesehen, dass während des Gesprächs und während der Identifikation die Internetverbindung der Parteien nicht abbrechen darf.

Der One-Stop-Shop für die GmbH-Gründung

Für die Zukunft ist geplant, die digitale GmbH-Gründung über die Notare als One-Stop-Shop zu etablieren. Denn die Österreichische Notariatskammer hat eine Kooperation mit dem Digitalisierungsministerium, über welche man auch die Features des Unternehmensserviceportals anbieten kann. So soll es zum Beispiel möglich sein, im Zuge der eigentlichen Gründung auch gleich Dinge wie die Beantragung einer UID, die Anmeldung bei der Sozialversicherung und die Anmeldung eines Gewerbes zu erledigen.

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Summa summarum sieht Umfahrer viel Potenzial für die digitale GmbH-Gründung. Denn zwar würden heute noch viele Menschen Dokumente auf Papier mit einem gewissen Sicherheitsgefühl verbinden – die Zukunft ist aber, wie auch in so vielen anderen Lebensbereichen, elektronisch. „Und die Notare gehen hier mit der Zeit“, sagt Umfahrer, „um vor allem bei jüngeren Klienten dem Bedürfnis nach einem modernen Gründungsprozess nachzukommen.“


Tipp: Am 17. September startet eine vierteilige Event-Reihe der Steiermärkischen Notariatskammer im Science Park Graz. Notarsubstitut Nicolas Kotzmuth gibt in der GründerInnenberatung nützliche und wertvolle Tipps, was man bei einer Unternehmensgründung wissen und beachten sollte. ⇒ Details zur Veranstaltungsreihe


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